Planering av arrangemang

Förberedelser
Ett arrangemang blir alltid som mest lyckat om förberedelserna är noggranna. Genom förberedelser i god tid föds också idéer till hur man ska kunna öka upplevelsen för publiken. Man får dessutom gott om tid på sig att förverkliga dessa idéer.

Arbetsfördelning inför, under och efter föreställningen
Det är bra att vara många som delar på arbetsuppgifterna så att lasset inte blir för tungt att bära för en person. Delar man upp arbetet får man också ett ypperligt tillfälle att knyta närmare bekantskap med de enskilda medlemmarna.

Checklistor
» Ladda hem en mall för arrangemangsplanering (doc)

Marknadsföring av arrangemanget
Det är bra om alla som är inblandade i marknadsföringen kan så mycket som möjligt om arrangemanget. Man kan hämta kunskap om föreställningen genom att till exempel

  1. Läsa om föreställningen på www.scenkonstportalen.se
  2. Kontakta sin distriktsansvarige
  3. Kontakta producenten
  4. Åka och titta på föreställningen
  5. Läsa om författaren
  6. Begära att få läsa manus
  7. Studera recensioner

Publikarbete
Här är några exempel på möjliga sätt att publikarbeta:

  • Personlig kontakt med föreningar/människor/företag man vet kan vara intresserade av ett specifikt arrangemang, eller som kan vilja veta mer om arrangörsverksmaheten t ex en pensionärsförening. Kartlägg vilka som kan komma ifråga, kontakta och besök. Gör register, följ upp kontakter inför kommande arrangemang.
  • Bonus för trogen publik: Scenpass, abonnemang, gratis kaffe, förhandsinfo etc –egna idéer?
  • Icke säsongsbunden presentationsfolder om er verksamhet att dela ut till såväl publik som i andra sammanhang.

Kringarrangemang
T.ex. publiksamtal i anslutning till arrangemang.

Lokal samordning
Det är alltid olyckligt med evenemangskrockar. För att i möjligaste mån undvika krockar, se över möjligheterna att lokalt samordna evenemangsutbudet. Ett sätt kan vara att bilda ett arrangörsråd, som också ger tillfälle att hitta samarbetspartners lokalt. I ett arrangörsråd kan alla aktiva arrangörer delta med en representant för att tillgodose föreningens intresse, exempelvis studieförbund, kulturnämnden, musikföreningar, Folkets Hus & Parker, amatörteaterföreningar. En annan typ av lokal samordning har att göra med nyttjandet av lokala resurser, här gäller det att vara kreativ och uppfinningsrik. Tex. samarbete med ortens dominerande företag eller idrottsförening när det gäller säsongsutskick eller att den lokala kören sjunger som ”förband” vid teaterföreningens arrangemang för att öka publiken och arrangemanget som helhet.

Biljettförsäljning & försäljningsställen
En välutvecklad försäljningsorganisation är en av förutsättningarna för en god publiktillströmning. Det är en klar fördel om det är lätt att köpa biljetter. Det kan vara bra om det går att köpa biljetter på flera olika sätt. Som publik ska jag kunna välja det sätt som passar just mig, som arrangör blir uppgiften att se till att valmöjligheter finns.

Tips på försäljningsställen förutom i teaterns biljettkassa:

  • biblioteket, lokaltidningens redaktion, skivaffärer, varuhusens informationsdiskar, ungdomsgårdar, banker, turistbyråer, klädesbutiker, stormarknader, bensinmackar i samband med idrottsföreningarnas arrangemang m.m.
  • Riksteaterns webbsidor
  • Fler än ett försäljningsställe på centralorten
  • Telefonbeställning
  • Teaterombud på arbetsplatser
  • Möjlighet att köpa biljett på närbelägna orter.

Mottagandet av turnépersonalen
Generellt anländer den turnerande teateruppsättningen i två omgångar. Först kommer teknikerna för att bygga upp scenbilden. Några timmar före föreställningen kommer artisterna. Vid båda dessa tillfällen är det trevligt om någon ur arrangörsgruppen hälsar gästerna välkomna samt gärna bjuder på fika och berättar om ert arbete och kvällens arrangemang.

Bygg & Bärhjälp
Det är viktigt att de olika kraven på bygg & bärhjälp i kontrakten följs. Kraven är satta för att arbetet med föreställningen ska flyta optimalt så att tider etc kan hållas. Detta är av stor vikt både för er som arrangör och för att ensemblen ska kunna göra ett bra jobb och en lyckad föreställning.

Mottagandet av publiken
Det är viktigt med atmosfären arrangören skapar vid arrangemanget: foajé med känsla, städad salong, proffsigt skrivna skyltar, trevliga marshaller, gott kaffe etc. – Hur kan detta utvecklas och efterlevas, vem känner ansvar? Det är ett bra tillfälle att marknadsföra arrangörsverksamheten i samband med en föreställning, till exempel intressera fler för att vara med eller informera om kommande säsong. Ju högre kännedom som skapas lokalt om er arrangörsverksamhet, desto fler kommer finnas som vill att den ska fortsätta finnas.

Uppföljning
Ett bra underlag för utveckling av arrangörskapet är utvärdering av verksamheten, både den allmänna och i synnerhet den kring inköpta föreställningar. Efter föreställningen bör man göra, samt utvärdera:

  1. Föreställningsredovisning
  2. Marknadsföring
  3. Kringarrangemang
  4. Målgruppsanalys
  5. Biljettredovisning
  6. Utvärdering av föreställningen