Sponsring

Matchar inte era ekonomiska resurser era höga ambitioner? Det är en verklighet som blir allt vanligare för teaterföreningar runt omkring i landet.
Kanske kan det vara en idé att pröva på att arbeta med externa samarbetspartners för att få hjälp att finansiera er verksamhet. Idag arbetar många kulturverksamheter framgångsrikt med olika typer av samarbeten med näringslivet. Ett samarbete/sponsring kan innebära att en kulturverksamhet får pengar, varor/produkter, tjänster och inventarier. Det är viktigt att tänka igenom varför ni vill ha ett samarbete, identifiera era behov och fundera över vad ni vill uppnå innan några externa kontakter tas. Att jobba med sponsorer kan även vara ett effektivt sätt att nå nya målgrupper att fylla teatersalongen med.

Det finns olika typer av samarbeten. Här är några exempel:

  • Barter-deal vilket innebär att två parter byter tjänster med varandra för en likvärdig summa pengar, exempelvis biljetter mot annonsutrymme i en tidning.
  • Försäljning kan exempelvis innebära att ett företag köper en betydande andel biljetter vid ett eller flera tillfällen, alternativt köper en hel föreställning för att erbjuda kunder och personal.

» Läs mer om försäljning (doc)

Och det finns olika typer av sponsorsamarbeten

  • Sponsring innebär att kulturverksamheten får hjälp av ett företag i form av pengar, varor och/eller tjänster, vilket i praktiken innebär att en teaterförening ger företaget en motprestation som understiger det värde som motparten ger.
  • Huvudsponsorskap kan innebära att ett företag sponsrar en förening under en längre tid. 1-3 år är en vanligt förekommande tidsperiod i dessa sammanhang. Sponsorinsatsen är ofta obundna medel vilket innebär att kulturinstitutionen får använda pengarna till hela verksamheten på det sätt som den anser vara mest effektivt.
  • Projektsponsring kan innebära att ett företag sponsrar en förening en kort tidsperiod alternativt i samband med en föreställning. Dessa medel är oftast öronmärkta för projektet.

Gör en sponsringspolicy!
Det är viktigt att beakta både besökarens och kulturverksamhetens integritet. Var går er gräns? Bestäm er för om ni vill ni tacka er sponsor eller samarbetspartner med text eller med logotyp. Fundera på om er förening har synpunkter beträffande etik. Till exempel, vill ni samarbeta med cigarett och alkoholföretag eller företag involverade i en mutskandal.

Identifiera era behov
Innan ni tar några kontakter måste ni identifiera era behov. Är det pengar, trycktjänster, annonser, hjälp med bokföring, volontärer eller scentekniska detaljer ni vill ha?

Presentationsmaterial
Var kortfattad och tydlig med vad ni erbjuder, vad ni vill ha och vad de kan få i motprestation. Paketera ert erbjudande och anpassa informationen genom att utgå från vad som är mest intressant för en potentiell sponsor att få reda på, för att kunna ta rätt beslut. Hitta en logisk koppling som förklarar varför företaget bör sponsra er förening. Tänk kommersiellt – beskriv er målgrupp, medierelationer och er samlade marknadsföring, lyft fram tidigare publikframgångar. Utgå ifrån att motparten inte känner till något om Teaterföreningen eller föreställningen, använd bilder och recensioner för att göra erbjudandet attraktivt.

Sätt pris på allt
Motprestation är alltid relaterad till insatsen. En huvudsponsor ska givetvis tackas i större text än projektsponsor. Se till att få kostnadstäckning för biljetter, arbetstid, utrustning och se till att gå med vinst.

Exempel på vad sponsorer kan få i motprestation:

  • Ta ställning till var företaget får synas i relation till föreställning och teaterförening. Det är vanligt förekommande med exponering i trycksaker relaterade till föreställningen som flyers, program/broschyr, skylt eller vepa i entrén, omnämnande med länk på hemsidan. Sponsorer kan även nämnas på annonser i tidningar och på baksidan av biljetter, biljettfickor, kläder och affischer.
  • Lån av lokal innan eller efter föreställning för att underhålla kunder exklusivt – möjlighet till VIP-mingel.
  • Fribiljetter alternativt en hel föreställning.
  • Någon från styrelsen kan ställa upp som talare och dela med sig av sina erfarenheter till företaget.
  • Nämn samarbetet i pressreleaser. Det är svårt att bedöma värdet på PR. Medverkar ni till att företaget omnämns med bild på lokaltidningens första sida har det givetvis ett stort värde för företaget.

Värdera erbjudandet
Alla ovan nämnda saker har olika värden i form av pengar. Var konsekvent i er prissättning – annars kan ni få problem med trovärdighet. Sälj er inte för lågt, då kan det bli svårt att få in stora sponsorinsatser. Ta hänsyn till tre saker – ert behov av finansiering, vad ni erbjuder och de merkostnader i form av exempelvis arbetstid och utrustning som sponsringen ger. Gör en sammanräkning, addera lite till för att ha en prutmån och sen är det bara att börja söka samarbetspartners! Ett smart tips är att avsätta 5-10 % av sponsorinsatsen och använda det till att söka fler sponsorer i framtiden. Se alternativa kanaler, nedan.

Kontakta rätt företag
Det är bra att vara ute i god tid. Framgångsrika företag börjar ofta planera sina marknadsaktiviteter minst ett år i förväg. Ta reda på vilka stora företag som finns på orten. Gör research genom att fråga styrelsen om de har kontakter, kontakta lokala Rotary, kolla lokala företagsdelen på Eniro, läs hemsidor, livsstilsmagasin och ekonomitidningar. Försök hitta en logisk koppling mellan deras verksamhet och er. Därför är det viktigt att identifiera era behov innan kontakter tas. Är det pengar, trycktjänster, hjälp med bokföring eller scentekniska detaljer ni vill ha? Generellt är det lättare att få produkter och tjänster än reda pengar. Använd ert kontaktnät. Vilka företag finns det på er ort? Kanske känner ni någon på företaget ni kan sälja in idén till, eller få viktig information av. En logisk koppling kan vara att kontakta lokala gymet till exempel Friskis & Svettis och Vikt Väktarna när en föreställning om kvinnor och kroppsideal står på repertoaren. Ta reda på vilka företag som vänder sig till just er målgrupp i sin marknadsföring. Har de behov av kund och personal aktiviteter?

Drivkraften för ett företag att samarbeta med en kulturverksamhet kan variera. Nedan följer de vanligaste motiven till att ett företag vill satsa på kultursponsring.

  • Good citizenship och good will; företaget vill visa att det tar ett samhällsansvar för ortens kulturliv och på detta sätt öka antalet kunder och förbättra allmänhetens förtroende för företaget.
  • Image och association; företaget vill framstå på ett speciellt sätt genom att synas och stå bakom ett kulturprojekt. De vill också associeras med de värden kulturprojektet har för att förändra eller förstärka bilden av företaget.
  • Exponering; företag vill synas i media och vill synas mot en intressant målgrupp exempelvis privatkonsumenter för att skapa igenkänning.
  • Kund och personalrelationer; kulturevenemanget används som en plattform för att bygga personliga relationer under trevliga och avslappnade former.
  • Produktlansering; kulturaktiviteten ses som en plattform att lansera nya produkter.
  • Försäljning; syftet är i det långa loppet alltid kommersiellt, det vill säga att få sälja mer.
  • Friskvård; personalen mår bättre och arbetar mer kreativt om de får tillgång till kulturaktiviteter.

Ta kontakt med den potentiella samarbetspartnern
Det är bra att utse en person som är projektledare och ansvarig för kontakten med sponsorer. Det ger ett professionellt intryck och minskar risken för missförstånd. Sammanställ en lista på intressanta företag att samarbeta med inklusive kontaktuppgifter. Arbetet börjar med att ta reda på vem på företaget som ansvarar för sponsorsamarbeten genom att fråga växeltelefonisten. Ofta är det VD, marknadschef, VD assistent eller sponsor koordinator. Dokumentera resultatet av era kontakter genom att föra anteckningar om vilka ni träffar och vad ni kommit överens om.

Hitta säljargument
Förbered er genom att försöka tänka ut 10 frågor inklusive potentiella invändningar de antagligen kommer att ha. En självklar fråga är: varför ska vi sponsra just er? Gör en SWOT analys och fastställ vilka styrkor och svagheter ert erbjudande har och vilka möjligheter och hot som eventuellt finns, vilket kan påverka resultatet av era ansträngningar: Denna analys görs för att kunna plocka ut viktiga säljargument och bemöta invändningar. Skicka gärna ett säljbrev innehållandes information om projektet, presscitat, bilder. Följ sedan upp brevet inom en vecka per telefon och e-post.

» Läs mer om hur ni kan arbeta med SWOT-analyser (doc)

Telefonuppträdande
Tricket är att tala mindre och lyssna mer. Ställ frågor om hur de arbetar med sponsring, marknadsföring, PR och kundrelationer och lyssna noga till svaren – för att lättare kunna välja rätt argument som passar just dem. Var noga med att hålla vad ni lovar – skicka rätt information och återkom på överenskommen tid och dag.

Boka ett möte
De första telefonkontakterna har ett mål – att få till ett möte. Nyckelordet är att sälja in ett ”förutsättningslöst” möte. Känner de att mötet förpliktigar till ett samarbete är chansen stor att det tackar nej till möte. Det är lätt att avfärda och säga nej till att sponsra ett projekt per telefon och betydligt mer fördelaktigt att sälja in ett projekt på ett personligt möte på teatern där de kan uppleva er verksamhet. Bekräfta alltid mötet via e-post, inkludera datum, tid och plats för mötet, samt dina kontaktuppgifter. Innan ni går på mötet bör ni förbereda er ordentligt. Det kan vara bra att vara två, en person som står för det kreativa, konstnärliga innehållet och den andra för affärsdelen. Varför inte öva rollspel innan? Pröva att sälja till två personer i styrelsen som får spela krångliga köpare som ställer alla de jobbiga frågorna. Tänk på att klä er representativt. Använd gärna bildmaterial för att visualisera projektet, exempelvis sätt upp bilder på panåer eller lägga in dem i en Power point-presentation. Det är väldigt viktigt att få igång en kreativ dialog. Fråga därför hur den potentiella samarbetspartnern/sponsorn arbetar med sponsring, marknadsföring, PR, kundkontakter, personal. Lyssna! Och forma dina argument efter vad du hör. Detta är en lång process, du kommer att få många nej på vägen, men ge inte upp. Var beredd på en prisdiskussion – var lyhörd i förhandlingsfasen men sälj er inte för billigt. Istället för att gå med på prissänkningar på en gång, lyssna på dras behov. Fråga vad som krävs för att de ska vara intresserade av att gå in i avtalet som föreslaget initialt av er. Kanske vill de ha andra saker i motprestation. Försök hitta en nivå som passar bägge parter. En sponsorrelation kan börja i liten skala och öka i takt med att sponsorn inser värdet av samarbetet och får förtroende för Teaterföreningens verksamhet. Ibland kan det ta lång tid att få ett svar, men det är det bara att fortsätta höra av sig tills du får ett ja eller nej.

Alternativa kontaktkanaler

  • Direkt marknadsföring utskick
  • Annons i lokaltidning eller regional tidning i kultur eller näringslivsdelen
  • Extern telemarketing-kampanj
  • Använd nätverk. Till exempel är att förläsa på Rotary och presentera idéen om sponsorer.

Skriv alltid avtal
Efter att ha kommit fram till en överenskommelse gäller det att reglera den i ett avtal. Vid en större affär, över cirka 100 000 kronor, kan det vara bra att ta hjälp av en jurist som ser över avtalet.

I korthet bör ett avtal innehålla följande:

  • Avtalets längd
  • Vad eaterföreningen får
  • Vad sponsorn får
  • Underskrift från bägge parter

Det är viktigt att leva upp till avtalet och se till att företaget får det som utlovats. Om någonting visar sig omöjligt gäller det att direkt kontakta företaget och gärna komma upp med en bra kompensation. Annars riskerar projektet att bli återbetalningsskyldigt för just den delen av åtagandet. Håll sponsorn uppdaterad under perioden för samarbetet.

» Titta på hur ett avtal kan utformas (doc)

Sponsorvård
Sponsring bör alltid ses som en långsiktig process där bygga och vårda relationer är viktiga ingredienser. Ett gott samarbete skapar ett bra rykte vilket innebär bra referenser, som i sin tur kan generera i ett ytterligare samarbetsavtal. Se till att sponsorn nyttjar samarbetet enligt avtal så att de upplever att de fått ut något av samarbetet. Det ökar chansen til en fortsättning. Var alltid med och hälsa och var beredd att hjälpa till när en sponsor har ett arrangemang i samband med en föreställning. Det är viktigt att de känner sig väl omhändertagna. Be om feedback efteråt. Hör av dig även när du inte vill ha något; luncha, fika. Skicka inbjudningar till premiärer. Viktigt! Skriv kuvertet för hand och en personlig hälsning för hand. Skicka gärna nyhetsbrev för att de ska vara uppdaterade på er verksamhet. Viktigt! Skriv kuvertet för hand och en personlig hälsning för hand. Skapa ambassadörer. Fråga om du får använda dig av dem som referenser. Det är viktigt att skapa förtroende. Detta skapas genom att agera professionellt i alla led i processen från början till slut. Skriv ett tackbrev inklusive en sammanfattning av utfallet av samarbetet. Det kan vara en bra idé att dokumentera – hur blev till exempel exponeringen i foajén och produktlanseringsaktiviteten på stortorget? Fotografera, gör modeller och skriv loggbok så ni inte glömmer något.

Utvärdering
Fråga sponsorn om deras synpunkter på vad som funkar och inte funkat efter samarbetets slut. Fråga även besökarna, endera genom en enkät, personligt möte eller gruppintervju.

Exempel på frågor kan vara:

  • Hur uppfattade personalen, kunderna och besökarna samarbetet?
  • Hur såg media bevakningen ut?
  • Hur påverkas varumärket?

Därefter bör hela projektgruppen samlas och diskutera igenom hur sponsringssamarbetet fungerat. Är ni nöjda med samarbetet, vad kunde ni gjort bättre?

Återkoppling
Efter genomfört projekt bör ni skriva en sammanfattning som skrivs under av ordföranden och den sponsringsansvarige. Om det varit ett större projekt bör ni komplettera rapporten med en muntlig dragning.

Risker
Det kan vara bra att undvika stora broschyrställ med produktinformation om företagsprodukter i teatern och stora vepor med logotyper vid scenen. Be att få se hur sponsorn presenterar samarbetet i sin marknadsföring, direktreklam, PR och press. Kulturjournalister kan vara känsliga för samarbeten där företaget får omfattande exponering. Intressanta objekt för kulturverksamheten kan många gånger stå i motpol till vad kunder tycker är intressant. Bemötande är en viktig del i samarbetet; att personal i infodisken är hjälpsam, att teknikerna agerar professionellt vid sponsor evenemang, att vakterna är tillmötesgående, marknadsavdelningen kommer ihåg att sätta in annonser eller deras logotyp, er säljinsats. Lågkonjunktur – konkurrens med att företag vill behålla sin personal, höjda löner, gymkort, annonser. Problem med PR vid nedskärningar. Synkronisera förväntningarna. Lova inte mer än ni kan hålla.

Checklista

  • Fråga er: varför vill ni bli sponsrade?
  • Identifiera behov. Vad vill ni ha?
  • Vad vinner ett företag på att sponsra er? Hitta en logisk koppling.
  • Börja direkt – för att lyckas med sponsring krävs framförhållning
  • Bestäm innehållet i ert sponsringserbjudande? Exempelvis: synlighet, fribiljetter, VIP-mingel, PR, skräddarsydda evenemang.
  • Identifiera motprestation
  • Ta fram ett seriöst och snyggt säljmaterial
  • Utse en projektledare för sponsring
  • Ta kontakt med företag. Ge inte upp, det är en lång process.
  • Skriv avtal
  • Skriv in samarbetet på Teaterförenings sidorna
  • Dokumentera projektet och alla sponsringsaktiviteter
  • Ha ett utvärderingsmöte med projektgruppen
  • Skriv ett tackbrev inklusive en sammanfattning av utfallet av samarbetet.

Kontakta gärna Johan Mattsson på Riksteatern för att få tips och idéer om sponsring.
E-post: johan.mattsson@riksteatern.se Telefon: 08-531 994 33